HR Shared Service Center – ja oder nein?
Gleich vorneweg: Ohne wirtschaftliche Vorteile hat ein HR Shared Service Center (kurz: HR SSC) keine Chance realisiert zu werden. Das heißt konkret, die zur Wirtschaftlichkeit führenden Effekte müssen bekannt und bewusst sein, um sie gezielt nutzen zu können bzw. unwirtschaftliche Weichenstellungen von vorneherein zu vermeiden.
Grundsätzlich ist das HR SSC ein Organisationsmodell, das zum Ziel hat, unternehmensweite Unterstützung zu bieten, in dem Dienstleistungen (hier Personalmanagement oder auch nur einzelne Elemente daraus) der Unternehmenszentrale und der einzelnen Standorte und Geschäftsbereiche verknüpft und in einer marktorientierten Organisationseinheit (nämlich dem HR SSC) zusammengefasst werden. Auf dieses können dann die einzelnen Standorte, Geschäftsbereiche und Abteilungen zugreifen, um die entsprechende Dienstleistung zu erhalten.
Welche Vorteile bietet ein HR SSC?
Die Vorteile eines optimal realisierten HR SSC sind vielfältig und lassen sich überwiegend auch monetär bewerten:
Bei unterschiedlichen Auslastungsspitzen verschiedener Kunden wird die Personalbemessung geglättet – damit reduzieren sich die Abweichungen der Personalbemessung von der Gesamtauslastung und die Personalstückkosten sinken.
Durch die vergrößerte Fallzahl stellen sich Skaleneffekte ein – Fixkosten für die Einrichtung eines Verfahrens sinken und damit verringern sich auch die Lohnstückkosten.
Die Konzentration gleichartiger Aufgaben bewirkt eine Effizienzsteigerung – die „geistigen Rüstzeiten“ reduzieren sich. Die Servicementalität gegenüber den Kunden steigt nachweislich, da sich die Mitarbeiter/innen des HR SSC i. d. R. im Klaren darüber sind, dass das HR SSC eine Servicefunktion für das Unternehmen innehat. Fusionen und andere Erweiterungen des Unternehmens lassen sich durch die hohe verfügbare Kompetenz viel leichter bewältigen. Allerdings werden bei einem Ausscheiden eines Unternehmensteils o. ä. alle Vorteile des HR SSC zum Nachteil des ausscheidenden Unternehmens – der Aufbau einer eigenen HR-Organisation ist viel problematischer als der Zugang zu einem HR SSC.
Die Einführung eines HR SSC – eine Projektaufgabe
Die Einführung eines HR SSC ist (leider) nicht einfach so nebenbei getan oder gar per bloßer Anordnung bereits umgesetzt. Die Einführung steht vielmehr im Kontext einer Transformation der gesamten Personalorganisation – Abrücken von klassischen Rollenbildern, Ausrichtung der Personalarbeit entlang des Kerngeschäfts, Zerlegung der Aufgaben in einen gestaltenden und einen verwaltenden Teil.
Bei der Auseinandersetzung mit der Einführung eines HR SSC sind viele Detailfragen zu klären, zu planen und zu entscheiden – unter anderem Standort, Infrastruktur, IT, rechtliche Aspekte, Personalauswahl, und vieles mehr. Um sich nicht in diesen Detailfragen zu verlieren, hat sich das konsequente Aufsetzen eines Projektes zur Einführung des HR SSC in der Vergangenheit bewährt.
Phase I – Vorbereitung: Festlegung der Projektmethodik, Zusammenstellung des Projektteams, Abstimmung des Terminplans, u. ä.
Phase II – Analyse: Dokumentation der derzeitigen Prozessabläufe, Verantwortlichkeiten, Informationsflüsse und Systeme, sowie die Dokumentation der Anforderungen an das HR SSC.
Phase III – Design und Umsetzung: Entwurf der zukünftigen Standardprozesse unter Berücksichtigung der Zielsetzung des HR SSC und durch den Vergleich mit Best Practices, sowie die technische Umsetzung (Anpassung der Systeme)
Phase IV – Test und Go-Live: Erprobung der Prozessabläufe und Systemfunktionalitäten sowie Beginn des operativen Betriebes des HR SSC (Go-Live).
Phase V – Abschluss: Behebung etwaiger Prozess- oder Systemfehler, Sicherstellung des Wissenstransfers, Aufnahme von Rückmeldungen der Kunden zu Verbesserungspotenzialen, Aufsetzen eines Performance-Management-Instrumentariums
Falls Sie über die Einführung eines HR Shared Service Centers nachdenken oder sich bereits für die Einführung entschieden haben, stehe ich Ihnen gerne mit meiner Projekterfahrung bei diesem wichtigen Thema zur Seite! Sei es mit einem Workshop zur Entscheidungsfindung oder auch mit der Projektbegleitung von der Vorbereitung bis zur erfolgreichen Einführung eines effektiven, effizienten und wirtschaftlichen HR Shared Service Centers.
Lassen Sie uns darüber reden und rufen Sie mich noch heute an!
„Das Personalwesen sollte nicht durch das definiert sein, was es tut, sondern durch das, was es bewirkt – in Form von Ergebnissen, die den Nutzwert des Unternehmens für Kunden, Investoren und Beschäftigte erhöhen.“ (Dave Ulrich, 1997)